仕事で役立つ!中国語でのビジネスメールの送り方

今回は中国語を仕事で使用してメールをする方や、これから使用する可能性がある方に向けてビジネスメールの送り方について紹介します。
まずはビジネスメールの基本的なルールからよくメールで使われるビジネス表現について紹介した後
メールを送る際の注意点についてもあわせて説明していきます。

最後に中国語でメールをする際におすすめのPC設定も説明しますので、必見です!

それでは、始めましょう。

目次

ビジネスメールでの基本ルール(宛名、書き出し、締めなど)

さて、まずはメールを中国語で送りたい場合は日本語と同じように宛名から書く必要があります。
日本語であれば田中「様」や山田「様」などの敬称をつけますが、中国語でビジネスメールを送る場合にも様々な宛名があります。
次章から、中国語でよく使われる宛名の書き方について紹介していきますので用途によって使い分けていきましょう。

個人にメールする場合

中国語では、男性と女性で後ろにつける敬称が変わってきます。

先生(xiān shēng)

相手が男性だった場合に付ける名称です。

〇〇先生(xiān shēng) 例:林先生

女士

相手が女性だった場合に付ける名称です。

〇〇女士(nǚ shì) 例:周女士

〇〇先生/女士

初めてメールを送る場合であったり、相手の性別が分からない場合もビジネスシーンでは多くあるかと思います。
そのような時は、このようにどちらも記載しておくようにしましょう。

ですが、ビジネスメールの場合「部長」など役職がある方に対してメールをする事も多いですよね。
次は役職がついている場合のケースです。

役職がある人にメールをする場合

基本的に役職がつく場合も日本語と同じく、田中「部長」のように役職を後ろに付ければOKです。
ただ、役職名が日本語と少し違うので間違えないようにしっかりと覚えておきましょう。

董事长(dǒng shì zhǎng)

日本語で「会長」という意味になります。
大企業やグローバルな会社では「会長」が在籍している会社も多いです。
なかなか会長に直接メールをするという事は多くないかもしれませんが、敬称をつける際は「董事长」となります。

〇〇董事长(dǒng shì zhǎng) 例:林董事长

总经理(zǒng jīng lǐ)

中国語で「総経理」は社長の意味になります。
日本語の「経理」とはまた違う意味になりますので、注意しましょう!

〇〇总经理(zǒng jīng lǐ) 例:林总经理

部长(bù zhǎng)

こちらは日本語と同じく「部長」の意味になります。

〇〇部长(bù zhǎng) 例:林部长

科长(Kē zhǎng)

「課長」の意味になります。
日本語だと「課」ですが、中国語だと「科」となるので注意しましょう!

〇〇科长(Kē zhǎng) 例:陳科长

会社にメールをする場合

ここからは、個人ではなく会社へメールをする場合の宛名の書き方について紹介します。

公司(gōng sī)

こちらが「会社」の中国語です。

〇〇公司(gōng sī) 例:某某公司

※ちなみにグループ会社の場合〇〇集団(jí tuán)という宛名になりますので使い分けていきましょう。

部(bù)

例えば、部署の名前(例:人事部など)を宛名に付けたい場合は「部」を使用しましょう。
これは日本語と同じですね。

〇〇部(bù) 例:人事部

科(kē)

会社名でメールを送る場合「第一課」などもたまに使いますよね。
この「課」が中国語の場合「科」となりますので注意しましょう。

〇〇科(kē) 例:第一科

ここまでが宛名の書き方となります。
日本語にも敬称が沢山ありますが、中国語にもこのように沢山の宛名がありますよね。
次章からは中国語でよく使われる書き出しの文章を紹介します。

書き出し

いきなり本文を書き出してしまうのは、日本語のメールと同じく少し雑な印象を与えます。
よほど緊急の案件で無い限り日本語でも「いつもお世話になります」などの書き出しから始めますよね。
中国語にもいくつか書き出し言葉があるので紹介していきます。

各位好(gè wèi hǎo) / 大家好(dà jiā hǎo)

どちらも「皆様こんにちは」という意味になるので複数にメールを送付する際はこちらです。
また、誰か一人に向けて挨拶をする場合は下記の2つがよく使われます。

您好(nínhǎo)

你好をより丁寧にした表現です。

尊敬的〇〇部長,您好(zūn jìng de 〇〇 bù zhǎng nín hǎo)

日本語ではなかなかありませんが、中国語で「尊敬する〇〇部長こんにちは」のような書き出しもあります。
今は〇〇部長となっていますが、この部分を各位好にしても使用する事が出来ますので用途に合わせて使ってみましょう。

締めの言葉

日本語でも「よろしくお願いします」などメールで最後に締めの言葉があるように、中国語にもよく使用される締めの言葉があります。
こちらもよく使用されている締めの言葉をいくつか挙げてみましょう。

谢谢(Xie Xie)

中国語を全く知らない方でも、この一語は知っている方が多いのでは無いでしょうか?
実は最後に謝謝と付けただけでも、結びの言葉として使う事ができます。
英語でいうThank youと最後につけるのと同じですね。

拜托您了(bàituō nín le)

日本語で言えば「よろしくお願いします」と言う意味になります。
この前に「以上」を付けても良いですね。

如果有问题,请随时我联系(Rúguǒ yǒu wèntí , qǐng suíshí yǔ wǒ liánxì)

「何かご不明点があれば、ご連絡下さい」と言う意味になります。
日本語でもこの文章を最後に持ってくることは多いですよね。
この文章を最後に入れる事で文章がより締まった印象を与えますよ。

メールでよく使う言葉まとめ(日本語でよく使うメール文面を中国語で紹介)

ここからは、中国語のメール文中でよく使用される言葉を紹介します。
日本語で言えば「今日中に」や「月曜日までに回答して下さい」など期間を限定する言葉に始まり「ご確認下さい」などビジネスメールではよく使いますよね。
中国語にも同じような言い回しがあるので、いくつか紹介します。

どれも一度は使うであろうフレーズばかりなので、しっかりと覚えておくようにしましょう!

关于(guān yú)

日本語で「〜に関して」の意味になります。
日本語でビジネスメールを送る際にもよく使う言い回しです。
この語句を使って例文を挙げてみましょう。

关于这个问题,我想问一下(guān yú zhè ge wèntí, wǒ xiǎng wèn yīxià)

「この問題に関して、お聞きしたいのですが」と言う意味になります。
この「这个问题」部分を合同(契約書)(hé tóng)など、自分が聞きたい事に変更して使っていきましょう。

附件( fùjiàn)

これは「添付ファイル」の意味です。
日本語でも「添付ファイルをご確認下さい」などよく言いますよね。
ちなみに中国語で言うと下記の通り。

请查收一下附件(Qǐng chá shōu yī xià fù jiàn)

この「查收」が日本語の「確認」となります。
ビジネスメールでは必須なので覚えておきましょう。

之内(zhī nèi)

「〜までに」と言う意味になります。
「(期間)までに連絡をして下さい」など期間を限定する際に使います。
明日までに連絡をして下さいの中国語は下記の通りです。

请在明天之内联系我(qǐng zài míngtiān zhī nèi liánxì wǒ)

この「明天」を今天(今日)(jīntiān)や這個星期(今週)(zhè ge xīng qí)などに変更して使い分けていきましょう。
期間を限定しないけれどもできる限り早く相手に対応して欲しい場合は「尽快」(jǐn kuài)を使います。

「できる限り早く回答を下さい」は下記の通りです。

 请您尽快回复(qǐng nín jǐn kuài huí fù)

どのフレーズもビジネスメールでは必須となりますので必ず覚えておくようにしましょう。
次章からは中国語でメールを送る際の注意点について紹介していきます。

中国語でメールを送る際の注意点(日本とのマナーの違いなど)

中国語でメールを送る場合、挨拶は最低限にして本題に入る事が良いとされています

日本語であれば「いつもお世話になります。先週はありがとうございました」のような常套句を使うのが一般的ですが、中国語でメールを送る場合は「你好」など先ほど紹介した書き出しの語句を入れたらすぐに本題へ入ってしまいましょう。

相手の呼び方は基本「先生」もしくは「女士」です。
どちらも日本語の「様」にあたる表現なので失礼には当たりません。(役職がついている場合は、その役職を付ければ問題ありません)

さて、それでは次章からピンインのPC設定のやり方について紹介します。
パソコンでメールを送る場合ピンインを打ち込めるように設定しておく必要がありますよね。

とても簡単に設定する事ができるので、これから中国語を使用する機会がある方はこれを機に設定してしまいましょう!

おすすめのPC設定

さて、それでは最後に中国語(簡体字)を自分のパソコンで入力できるように設定しましょう。
大手翻訳サイトで翻訳をしてそのままコピペするのも簡単ですが文字化けをするの可能性がある事、中国語能力向上の為にも設定する事をオススメします。

それでは始めましょう。
WindowsとMacの設定方法は下記の通りとなります。

Windows8以降

  1. デスクトップ上で右クリックして「コントロールパネル」をクリックします
  2. 「時計、言語、および地域」の下にある、「言語の追加」をクリックします
  3. 「言語の設定の変更」の画面になるので、「言語の追加」をクリックします
  4. 言語の追加画面になり、その中から「中国語(簡体字)」を探してクリックします
  5. その後、右下の「開く」ボタンを左クリックします
  6. 中文(中华人民共和国)(「中国語(簡体字、中国)」)を左クリックして選択後、右下の「追加」を左クリックします
  7. そして、最後に右下の「追加」ボタンをクリックして終了です
  8. デスクトップ右下のツールバーに言語切替のボタンが現れているかどうかを確認してみましょう

Mac

  1. Launchpadから「システム環境設定」へ進みます
  2. システム環境設定から「キーボード」を選択します
  3. すると「キーボード」「ユーザ辞書」「ショートカット」「入力ソース」「音声入力」のタブがあります
  4. その中から「入力ソース」をクリックします
  5. 左下に「+」マークがあるのでそこをクリックします
  6. すると色々な言語が出現してくるのでその中から「中国語(簡体字)」→「拼音-簡体字」の順番で選択します
  7. そして、最後に右下の「追加」ボタンをクリックして終了です
  8. メニューバー(右上)のキーボードアイコンを左クリックして、中国語(簡体字)に切り替える事ができるか確認しましょう

いかがでしたでしょうか?
日本語と中国語でメールを送る際そこまで大きな違いはありませんが、一番大事なのは「挨拶はそこそこに、すぐ本題へ入る事」です。
また、宛名や会社名の後につける敬称も日本語と同じように様々なので、しっかりと使い分けていくのもポイントです。

書き出し・文中・文末の締めの言葉もいくつか覚えておく事で中国語のレパートリーも増えていくので徐々に覚えていきましょう。

これらの基本を抑えれば、もう大丈夫です。
早速中国語でメールを作ってみましょう。

もちろん、中国語の設定がまだの方は設定も忘れずに!

執筆者

中国語学習に関する記事を作成、編集をしています。

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